Considerando o porte e a complexidade do condomínio, é fundamental adotarmos um modelo de governança estruturado, no qual as responsabilidades sejam bem definidas e os papéis se complementem.

Nesse contexto e no meu ponto de vista, o subsíndico passa a exercer um papel ativo e estratégico, atuando como um ponto de supervisão e representação da sua torre.

De forma prática, a atuação do subsíndico envolve: 

- Acompanhamento e fiscalização das rotinas de manutenção, limpeza e conservação da torre;

- Observação preventiva de desvios, riscos ou oportunidades de melhoria nos ambientes comuns;

- Interface inicial com os moradores, orientando, filtrando demandas e encaminhando-as pelos canais corretos;

- Apoio na disseminação de informações, ajudando a manter a comunidade bem informada e alinhada às regras;

- Visão de proximidade com a realidade diária, trazendo percepções que muitas vezes não chegam de forma estruturada à administração.

Para garantir organização e alinhamento, teremos reuniões periódicas, acredito que semanais seria o melhor, nas quais as informações levantadas serão analisadas em conjunto, transformadas colegiadamente em ações, que podem ser devolvidas ao subsindico para acompanhamento, a depender da complexidade.

Em regra, a convenção normalmente não prevê diferenciação de vagas por tamanho. Caso fique caracterizado que a entrega das vagas pela construtora ocorreu de forma irregular, conte comigo para questionarmos formalmente a construtora e, se necessário, avançarmos inclusive para a esfera judicial.

Como medida prática e imediata, e que já aplico com sucesso em outro condomínio, é possível setorizar as vagas e estruturar o sorteio por fases, com base em uma classificação técnica atribuída a cada vaga. Exemplo:

Nota 3 (boas): vagas livres, bem localizadas e espaçosas

Nota 2 (médias): vagas presas, bem localizadas e espaçosas.

Nota 1 (ruins): vagas com maior restrição (tamanho e piores locais)

O sorteio ocorreria da seguinte forma:

Fase 1: sorteio das vagas de nota 3, com participação igualitária de todos os adimplentes;

Fase 2: os não contemplados na fase 1 concorrem às vagas de nota 2;

Fase 3: por fim, as vagas de nota 1.

Na prática, a fase 3 acaba sendo ocupada, em sua maioria, por unidades inadimplentes. Trata-se de uma proposta inicial, que sabemos funcionar bem, mas o critério pode (e deve) ser ajustado conforme o entendimento e a aprovação do condomínio, discutiremos em conjunto e passamos para todos os moradores decidirem o melhor, tudo é possível. 

Portaria e ronda só funcionam adequadamente quando sustentadas por procedimentos operacionais padrão e acompanhamento. Sem procedimento, não existe segurança, existe apenas presença física.

Nesse sentido, utilizo um sistema de gestão operacional que implanto em todos os condomínios, contemplando:

Checklists de atividades;

Registro e rastreabilidade de ocorrências;

Controle de rondas;

Portal com todos os procedimentos disponíveis para consulta dos colaboradores e da equipe operacional.

Além disso, tanto eu quanto minha equipe realizamos visitas à paisana, em horários distintos, justamente para identificar falhas operacionais, testar procedimentos (como tentativas de acesso sem identificação, dentre outros) e tratar desvios.

Após a consolidação de um ritmo de trabalho, o condomínio tende a fluir com muito mais segurança e previsibilidade. No entanto, até que esse nível de maturidade seja alcançado, é natural que seja necessário ajuste de equipe, avaliação da capacidade de supervisão da empresa terceirizada, verificação de treinamentos periódicos e acompanhamento efetivo em campo (checagem de rondas, ocorrências e atividades).

Hoje tenho um condomínio com a Haganá, eu gosto bastante, porém o valor de contrato é mais elevado. Tenho um condomínio com Souza Lima, não estão indo bem, pensando já em substituição. Tenho dois condomínios com a XPerímetro, supervisão vai bem, equipe também, estou implantando a Xperímetro no Costa do Sol, estão no começo, em breve vou poder falar sobre essa nova implantação se foram aderentes. Eu gosto de empresas que entregam supervisão presente, sempre no posto, sem a supervisão hora ou outra tem falhas.

Esse tema precisa, necessariamente, estar regulamentado no Regulamento Interno e/ou na Convenção. Portanto, a definição não é individual, mas sim da massa condominial, em assembleia.

Me coloco à disposição para conduzir esse debate em um nível técnico. Há condomínios que optam por restringir o uso das áreas comuns por entenderem que se trata de uma hospedagem atípica, sem vínculo com a vida condominial. Por outro lado, existem condomínios que permitem o uso, especialmente aqueles com maior maturidade em segurança, controle de acesso e monitoramento, conseguindo identificar com precisão quem está utilizando, em que período e sob quais regras.

Estive no Quaddra e observei que a churrasqueira está localizada em uma posição central, o que naturalmente faz com que o som se propague entre os blocos. Em conversa, inclusive, com o Vitor, entendo que o fechamento em vidro é uma solução interessante sim, e possivelmente necessária, pois preserva tanto quem está utilizando o espaço quanto os moradores do entorno, entretanto a massa condominial precisa entender também ser viável para o condomínio.

Tive a experiência de implantar o fechamento de duas churrasqueiras com vidro acústico laminado com PVB, após ensaio acústico, atingindo cerca de 70% de atenuação sonora, além de ter ficado linda. Caso haja interesse, posso receber vocês no condomínio onde fiz o projeto.

De qualquer modo, eu acredito que o problema do Quaddra seja operacional, antes de pensar em qualquer projeto precisamos resolver o Regulamento interno, colocar em vigor e iniciar as fiscalizações, pode ser que com apenas este item o uso seja melhorado e não venha a ser necessário qualquer fechamento.

esse caso, o primeiro ponto é a identificação do mau uso e a notificação adequada, algo que uma ronda presente e bem treinada consegue coibir de forma efetiva.

Além disso, hoje existem soluções tecnológicas que permitem o controle eletrônico dos carrinhos, com liberação via aplicativo para os moradores. Considerando o alto fluxo do condomínio, essa solução pode ser bastante interessante, pois oferece rastreabilidade total: quem retirou, quando, por quanto tempo, além de permitir que o próprio morador consulte, pelo aplicativo, se há carrinhos disponíveis, otimizando o uso e reduzindo conflitos.

No meu acompanhamento da operação, utilizo métricas de registro de encomendas justamente para medir a qualidade da execução da atividade da expedição. Isso é importante porque, em alguns momentos, os próprios funcionários acabam se perdendo no fluxo e deixam de registrar alguma encomenda, o que gera falhas e retrabalho.

Para que a expedição funcione de forma eficiente, precisamos seguir alguns procedimentos simples:

- Sistema de controle eficiente

Utilização de um sistema que registre corretamente as etapas de chegada, guarda e retirada das encomendas, garantindo rastreabilidade e histórico claro.

- Conferência no ato do recebimento pelo entregador

Sabemos que, muitas vezes, chegam várias encomendas ao mesmo tempo e os entregadores tendem a deixar os volumes e sair rapidamente. Esse é o principal ponto de falha do processo.

Não podemos permitir isso. Todas as encomendas devem ser conferidas e registradas uma a uma, no momento do recebimento, de forma rápida e ágil, um bom sistema vai ajudar nisso. Assim, evitamos situações em que o entregador afirma ter entregue e o condomínio não consegue comprovar o recebimento.

- Organização adequada

As encomendas devem ser organizadas por bloco e número do apartamento, em um posicionamento que facilite a localização e agilize a entrega ao morador.

O registro correto no momento do recebimento resolve inúmeros problemas operacionais.

Isso na verdade é um processo muito simples mesmo. Não tem que dar problema....

Acredito que precisaremos analisar essa disposição. Pois se a portaria recebe e passa precisa haver 2 conferências iniciais, uma na recepção com o entregador e outra na passagem para o funcionário interno. 

Quanto ao espaço, preciso analisar o que pode ser feito, mas a expedição funcionar até um horário mais tardio para entregar a quem chega do trabalho, exemplo 20h e posteriormente a isso, e quando tiver um ronda, o utilizamos para entregas pontuais. 

Eu estou imaginando aqui possibilidades por não conhecer o processo todo, mas com certeza tem margem para melhoria.

Já enfrentei essa mesma dificuldade em outro condomínio e, nesse caso, optamos por implantar um sistema estruturado de controle de acesso com gestão de vagas, o que trouxe um excelente ganho.

Funciona da seguinte forma: no cadastro de cada unidade é definida a quantidade de vagas vinculadas. No momento da entrada do veículo, o morador realiza a identificação facial e o sistema verifica automaticamente se ainda há vaga disponível para uso para aquela unidade.

- Caso todas as vagas estejam ocupadas, o acesso não é liberado.

- Havendo vaga disponível, a entrada é autorizada normalmente e o sistema sensibiliza a ocupação.

- Se a unidade tiver direito a zero vagas nunca será liberado.

Na saída do veículo, o morador também realiza a identificação facial, permitindo que o sistema atualize em tempo real a quantidade de vagas em uso por unidade.

Nos casos de empréstimo ou locação de vagas entre moradores (quando permitidos pelo Regulamento Interno ou Convenção) há possibilidade de registrar previamente a informação no sistema.

Essa é uma forma de realizar o controle de maneira natural, automatizada e com mínima intervenção operacional.

Além dessa solução, existem também medidas procedimentais complementares, que costumamos implantar de forma gradual nos primeiros 90 dias de Condominiolab.

Como pai de uma grande Golden Retriever, acredito que eu posso dizer que sou adepto aos pets.

Claro que, sempre seguiremos as regras que serão ajustadas e feitas por todos.

Todos os meus condomínios tem auditorias, e minha premissa é que a escolha da empresa é feita pelo corpo diretivo, vocês fazem as cotações em cima do escopo que o condomínio precisa, me indicam a melhor empresa e nós contratamos. 

E faço isso porque para mim não faz o menor sentido em eu escolher a empresa, se a auditoria está me auditando.

Por isso deixo na incumbência do órgão fiscal fazer.

Podemos fazer o projeto e analisar a viabilidade sem dúvidas.

Inclusive o engenheiro da CondomínioLab nos apoiará a fazer um projeto tecnico e sem falhas, para que a assembleia vote a implementação ou não.

A gestão eu nunca posso fazer com opinião pessoal, existem normas e diretrizes que temos que seguir, levando isso em consideração a convenção do condomínio que a senhora cita, que foi redigida há 30 anos obriga isso, porém a legislação hoje, que está a cima da convenção possui jurisprudência contraria, com isso o condomínio não aplica essa regra e todos andam guiando seus pets e não carregando. 

Hipoteticamente, se eu morasse em um condomínio que tem essa regra e o síndico não segue jurisprudência, eu certamente ia brigar para que esse tipo de regra não existisse, gera desconforto e constrangimento.

Nunca nós discutiremos ou implementaremos qualquer regra que vá contra a legislação e jurisprudência.

Pet é lindo, eu adoro, mas tem que ter regras bem pensadas, que não cause problema para os pets/tutores, mas que também não cause problemas aos moradores que não tem um pet. Portanto, temos que urgente fazer um regulamento, que tenha uma concordância entre os moradores para esse tipo de problema não ocorrer, a coletividade sempre tem que seguir dentro da legislação vigente, e sem gerar perturbação a lado A ou lado B.

No início da gestão será realizada auditoria geral histórica, prevista em proposta e sem custo adicional ao condomínio, com análise técnica dos balancetes e documentos financeiros por profissional qualificado. O resultado será formalizado em relatório técnico, trazendo segurança e respaldo aos moradores quanto à regularidade das contas, ou, caso identificadas inconformidades, permitindo a adoção das medidas corretivas junto aos responsáveis.

Durante toda a gestão, será adotada política de transparência total, com disponibilização integral da documentação em pasta nuvem de acesso aos condôminos, incluindo balancetes, contratos, laudos técnicos, atas de reuniões e assembleias.