Implantação

Levantamento e análise técnica de toda a documentação vigente do condomínio, incluindo:

• Convenção Condominial

• Regulamento Interno

• Atas de assembleias e decisões recentes

• Contratos ativos (prestadores, manutenção, seguros, etc.)

• Documentação obrigatória (AVCB, apólices de seguro, laudos e certificados aplicáveis)

Objetivo: identificar riscos legais, obrigações pendentes, inconsistências normativas e oportunidades de adequação.

Realização de vistoria técnica nas áreas comuns e sistemas do condomínio, com foco em:

• Segurança

• Manutenção predial

• Condições operacionais

• Pontos críticos e passivos técnicos

O resultado é a elaboração de um Mapa de Riscos, que orienta prioridades de curto, médio e longo prazo.

Condução de entrevistas estruturadas com funcionários e responsáveis operacionais, visando:

• Entender rotinas reais de trabalho

• Identificar gargalos, falhas de processo e riscos operacionais

• Avaliar aderência às normas internas e contratos vigentes

• Recepção de documentação pertinente da gestão anterior;

Essa etapa permite alinhar a gestão à realidade do dia a dia do condomínio.

Avaliação técnica da situação financeira e dos contratos, incluindo:

• Estrutura de custos fixos e variáveis

• Eficiência dos contratos atuais (escopo x custo x entrega)

• Riscos financeiros e oportunidades de otimização

• Avaliação preliminar de sustentabilidade financeira

O foco é garantir transparência, equilíbrio financeiro e uso racional dos recursos.

Reuniões de alinhamento com o conselho e subsíndicos para:

• Definição clara de papéis, responsabilidades e limites de atuação

• Estruturação de um modelo de governança colaborativo

• Estabelecimento de rotinas de acompanhamento e reporte

Neste modelo, os subsíndicos atuam de forma ativa e estruturada, como extensões da gestão, com responsabilidades bem definidas.

Disponibilização de uma enquete estruturada para todos os moradores, com o objetivo de:

• Captar a percepção real da comunidade sobre serviços, infraestrutura e convivência

• Identificar prioridades sob a ótica do usuário do condomínio

• Mapear pontos de insatisfação, expectativas e oportunidades de melhoria

Os resultados desta enquete constituem um dos pilares fundamentais para a construção do Plano Diretor, juntamente com o diagnóstico técnico e financeiro.

Implantação de sistema próprio de gestão da segurança e rotinas operacionais, contemplando:

• Checklists operacionais por posto e turno

• Procedimentos Operacionais Padrão (POPs)

• Registro, classificação e tratamento de ocorrências

• Indicadores de desempenho e conformidade operacional

Este sistema permite controle, rastreabilidade e melhoria contínua, sem geração de custos adicionais ao condomínio.

Realização de treinamentos operacionais com os colaboradores, baseados:

• Nos procedimentos definidos

• Nas rotinas validadas em conjunto com os subsíndicos

• Nos pontos críticos identificados na Fase 1

O objetivo é padronizar a execução, reduzir falhas operacionais e alinhar comportamento, postura e técnica.

Início das tratativas contratuais com fornecedores estratégicos, com foco em:

• Melhoria da qualidade dos serviços prestados

• Aderência ao escopo contratad

• Análise de performance baseada em indicadores

• Consideração da percepção dos moradores, conforme resultados da enquete de implantação

As negociações são conduzidas de forma técnica, visando qualidade, eficiência e equilíbrio financeiro.

Finalização do Plano Diretor do condomínio, integrando:

• Diagnóstico técnico e financeiro

• Mapeamento de risco

• Resultados da enquete com os moradores

• Direcionamentos do conselho e subsíndicos

O plano é validado internamente com o conselho e subsíndicos antes de sua apresentação à comunidade.

Início da execução de projetos de menor porte, com impacto direto na qualidade de vida dos moradores, priorizando:

• Ações de rápida implementação

• Baixo custo e alto benefício percebido

• Correções operacionais e melhorias pontuais

Os projetos são definidos e priorizados em conjunto com os subsíndicos, reforçando a governança colaborativa.

Realização de reunião aberta com os condôminos para:

• Apresentação do Plano Diretor

• Explicação das prioridades e critérios técnicos

• Escuta ativa da comunidade

• Coleta de contribuições e pontos de vista

Este encontro serve como base para validação social do plano e definição da sequência de execução dos projetos.

Abertura da auditoria financeira referente ao período da gestão anterior, com foco em:

• Conformidade de despesas

• Análise de contratos e pagamentos

• Identificação de inconsistências ou oportunidades de correção

Esta auditoria é realizada sem custo adicional ao condomínio.

Início da auditoria técnica de entrega da construtora, incluindo:

• Análise de itens passíveis de garantia

• Verificação de prazos e responsabilidades

• Abertura de chamados formais de garantia, quando aplicável

A auditoria é conduzida pelo engenheiro da CondomínioLab, sem custo adicional ao condomínio.

Início do planejamento estruturado dos projetos de maior porte, que demandam:

• Avaliação técnica aprofundada

• Impacto financeiro relevante

• Alterações de rotina, regras ou infraestrutura

• Deliberação em assembleia, quando aplicável

Para cada projeto, são definidos em conjunto com os subsíndicos:

• Escopo técnico claro

• Cronograma macro e marcos de controle

• Estimativa orçamentária

• Análise de riscos

• Critérios de sucesso e indicadores de acompanhamento

• Necessidade de aprovação de assembleia

Constituição de comissões de trabalho formadas por:

• Membros do conselho

• Subsindicos

• Moradores com interesse ou conhecimento técnico no tema

• Síndico

As comissões atuam de forma consultiva e colaborativa, com o objetivo de:

• Apoiar a análise técnica dos projetos

• Contribuir com a visão da comunidade

• Aumentar transparência, engajamento e legitimidade das decisões

• Propor melhorias e ações para o projeto

Revisão e remodelagem contínua dos Procedimentos Operacionais Padrão (POPs), considerando:

• A dinâmica real do condomínio

• Lições aprendidas nas fases anteriores

• Evolução das demandas operacionais

• Análises técnicas e indicadores de desempenho

O foco é garantir processos mais eficientes, aderentes à realidade condominial e sustentáveis no longo prazo.

Estruturação de um ciclo permanente de melhoria contínua, com:

• Monitoramento de indicadores operacionais e financeiros

• Avaliações periódicas de desempenho

• Ajustes de processos e rotinas

• Registro formal das decisões e evoluções

Este ciclo assegura que a gestão permaneça adaptável, técnica e orientada a resultados, mesmo após a fase inicial de implantação.